Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

 

Tietosuojaseloste Riihimäen Agility ry:n jäsenrekisteristä

  1. Rekisterinpitäjä

Riihimäen Agility ry
Kumpulantie 9, 11130 Riihimäki
hallitus@riihimaenagility.fi
 

  1. Rekisterin asioiden yhteyshenkilö

Jäsenrekisterin ylläpitäjät: Saija Lahtiluoma (rahastonhoitaja), 040 155 6333, saija.lahtiluoma@elisanet.fi ja Mirja Hallikainen (sihteeri) 040 523 2330, mimmi.hallikainen@gmail.com

 

Rekisterissä käsitellään Riihimäen Agility ry:n nykyisten ja entisten jäsenten henkilötietoja. Rekisteriin lisätyistä henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä ”rekisteröity”.

 

  1. Rekisterin nimi
    Riihimäen Agility ry jäsenrekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

  • yhdistyksen lakisääteinen velvoite jäsenrekisterin ylläpitämiseen;
  • rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäminen laissa määritellyissä tarkoituksissa. Rekisteröityjen sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita voidaan lisäksi käyttää yhdistyksen tiedottamisessa rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella.

Alaikäisten henkilötietojen käsittelyyn vaaditaan huoltajan/huoltajien suostumus.

 

Syntymäaika, osoite, ryhmiin kuuluminen:

Yhdistys hakee mahdollisuuksien mukaan erilaisia avustuksia. Tätä varten tarvitaan tietoa jäsenten asuinpaikoista ja iästä sekä lisäksi eri ryhmiin kuuluvien jäsenten lukumääristä.

 

  1. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme rekisterissämme seuraavia henkilötietoja:

  • jäsenen etu- ja sukunimi
  • kotiosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • syntymäaika
  • jäsenlaji (varsinainen jäsen, perhejäsen jne.)
  • (alle 18-vuotiaan huoltajan yhteystiedot)
  • Lajikoulutus (kouluttaja, valmentaja, kilpailutoimihenkilö)
  • jäsenen ryhmiin kuuluminen

 

  1. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään mm. ”jäseneksi liittyminen” -lomakkeen kautta.
Jäsenrekisterin ylläpitäjät täyttävät tarvittaessa puuttuvia tietoja (esim. ryhmäpaikkatiedot), joita tarvitaan mm. avustushakemuksiin.

 

  1. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle?

Riihimäen Agility ry voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa:
- Henkilötietoja luovutetaan vain rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
- Jäsen-, taso- ja ryhmämääriä luovutetaan tarvittaviin avustushakemuksiin sekä lajiliitolle.

 

Emme luovuta tietoja EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

 

  1. Miten suojaamme tiedot?

Riihimäen Agility ry jäsenrekisteritiedot säilytetään Yhdistysavain-palvelussa, jonka käyttö edellyttää salasanaa. Yhdistysavaimessa tietoturvasta huolehditaan tarkasti eikä yhdistyksen jäsenten tietoja koskaan luovuteta eteenpäin.
Yhdistysavaimessa on huomioitu tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.


Riihimäen Agility ry määrittää käsittelijän käyttöoikeustason ja myöntää käyttäjän käyttäjätunnukselle käyttöoikeuteen määrittävän tason.

Tarvittaessa tallenteet hävitetään heti käsittelyn jälkeen. Manuaalinen aineisto hävitetään käsittelyn jälkeen silppuamalla tai polttamalla. Vain jäsenrekisterin ylläpitäjillä ja rahastonhoitajalla on pääsy jäsenrekisterin tietoihin. 

 

  1. Henkilötietojen säilyttämisaika

Säilytämme tietoja niin kauan kuin jäsenyys yhdistyksessä jatkuu sekä vuoden jäsenyyden päättymisen jälkeen. Tätä vanhemmat tiedot poistamme jäsenrekisteristä vuosittain.

 

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

 

  1. Mitkä ovat jäsenen oikeudet rekisteröitynä?

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilötietolain 26 §:n mukaisesti itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia henkilötietolain 29 §:n mukaisesti virheellisen tiedon oikaisua sekä tiedon poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.

 

Mikäli rekisteröity haluaa poistaa tämän rekisteriselosteen kohdassa 5 mainitut tiedot jäsenrekisteristä, ei henkilö voi osallistua yhdistyksen toimintaan.

 

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista henkilötietolain 30§:n mukaisesti sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen hallitus@riihimaenagility.fi.

 

  1.  Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarpeen mukaan esim. vastuuhenkilöiden vaihtuessa tai lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 28.5.2025.